Assistant(e) administrative

INES Plateforme Formation & Evaluation a pour mission de promouvoir les énergies solaires et l’efficacité énergétique des bâtiments, en France et à l’international, par la formation, l’expertise et le rayonnement.
L’association forme aujourd’hui plus de 850 personnes par an avec une offre de plus de 50 formations. De plus, elle déploie diverses activités d’expertise sous la forme de services d’aide à la conception et d’évaluation, de participation à des projets innovants et de contribution aux filières.
Elle assure enfin une activité de rayonnement des thématiques solaires et bâtiment au travers de l’organisation d’évènements et de la production d’outils de diffusion.

L’association est composée d’une équipe dynamique de 30 collaborateur·trices.

Le poste d'assistant-e administrative est basé au Bourget-du-Lac, sur le site de Savoie Technolac

MISSIONS :

Sous l’autorité de la Responsable Formation, l’assistant·e est chargé·e de la gestion administrative des formations dispensées au sein de la structure en collaboration avec les autres services de la structure.

ACTIVITES :

  • Répondre aux différentes sollicitations notamment téléphoniques des futur·es stagiaires
  • Assurer la mise en œuvre et le suivi administratif des actions de formations dans le cadre de la démarche qualité (QUALIOPI) :
    • édition des conventions de formation, vérification des émargements, suivi des accords de prise en charge, rapport de sessions…
    • résultats des stagiaires, enquêtes de satisfaction…
  • Assurer un rôle de facilitation entre les stagiaires, les formateur·trices et la Responsable Formation
  • Participer au développement de l’activité du Pôle Formation du fait d’un contact permanent avec les client·es/stagiaires, avec l’objectif de leur satisfaction.
  • Assurer l’interface entre les client·es/stagiaires/financeurs/entreprises, le service comptable et les formateur·trices

SAVOIR FAIRE :

  • Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, outils collaboratifs, messagerie électronique, internet, logiciels internes…
  • Suivi de la gestion logistique des formations : gestion des salles, équipement, réservation des repas, édition des supports de cours
  • Suivi rigoureux des client·es
  • Capacité à gérer son temps et les priorités

SAVOIR ETRE :

  • Souplesse dans le fonctionnement
  • Esprit d’équipe, d’initiative et autonomie
  • Sens de l’écoute et de l’accueil
  • Capacité à rendre compte et à communiquer
  • Rigueur
  • Dynamique et attitude positive

Profil :

  • Bac ou Bac + 2 Tertiaire, secrétariat, assistant·e de gestion PME-PMI ou équivalent
  • Expérience professionnelle dans le domaine de la formation continue serait un plus !

Poste basé au Bourget du Lac (73) dans le cadre d’un CDD d’un an.

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